home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ A.C.E. 3 / ACE CD 3.iso / files / docs / wworth5d.lha / Wordworth3Printing.doc < prev    next >
Text File  |  1995-02-28  |  8KB  |  279 lines
  1.  
  2.  
  3.  CONTENTS
  4.  
  5.  The first time you print, you will need to make
  6.  sure that Wordworth and your printer are set up
  7.  correctly.
  8.  
  9.     SETTING UP A POSTSCRIPT PRINTER 
  10.     SETTING UP YOUR PRINTER 
  11.  
  12.  
  13.  Once setup, the document can be printed in
  14.  different ways:
  15.  
  16.     PRINTING A LANDSCAPE DOCUMENT 
  17.     PRINTING YOUR DOCUMENT 
  18.     MAIL MERGING DOCUMENTS 
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23. * PRINTING FILES
  24.  Setting Up Your Printer
  25.  
  26.  The "Print Setup" requester is used to configure
  27.  the settings for your printer, including the
  28.  printer driver used by Wordworth when printing.
  29.  The driver can be changed by selecting the
  30.  appropriate name from the list gadget.
  31.  
  32.  Print Method:
  33.    Determines what fonts are available when
  34.    editing (the default is Normal):
  35.      ° Normal       - Agfa Compugraphic, Adobe
  36.                       PostScript Type 1, TrueType
  37.                       and Amiga fonts with
  38.                       graphics.
  39.      ° Printer Font - Internal printer fonts only
  40.                       and no graphics.
  41.      ° PostScript   - PostScript printers only,
  42.                       see also  POSTSCRIPT OPTIONS .
  43.  
  44.  
  45.  Paper Type:
  46.    Determines what type of paper is used for
  47.    printing.
  48.      ° Continuous   - Assumes continuous paper and
  49.                       so does not ask for more
  50.                       paper.
  51.      ° Cut sheet    - Asks for more paper and may
  52.                       need "Print Border" settings.
  53.      ° Sheet feeder - Assumes multiple sheets and
  54.                       so does not ask for more
  55.                       paper. May need "Print
  56.                       Border" settings.
  57.  
  58.  
  59.  Print Border:
  60.    Sets the unprintable area of your printer to
  61.    avoid blank sheets of paper being ejected
  62.    between each printed page.
  63.  
  64.    Print borders, however, are unnecessary with
  65.    Continuous paper.
  66.  
  67.    If you are not sure about the print borders of
  68.    your printer, set the Top, Left and Right to
  69.    0.25 inches and the Bottom to 1.0 inches.
  70.  
  71.  
  72.  Buttons:
  73.    ° Click Postscript to set  OPTIONS  for
  74.      PostScript printing (if you have an expensive
  75.      Type 1 PostScript printer).
  76.    ° Click OK to accept the settings in the
  77.      "Print Setup" requester
  78.    ° Click Cancel to ignore any changes
  79.  
  80.  
  81.  
  82. * PRINTING FILES
  83.  Printing Your Document
  84.  
  85.  Choose Print (Project menu) to print your
  86.  document. If you have not already  SETUP 
  87.  your printer, you must do first.
  88.  
  89.  From this requester you can select:
  90.    ° Range of pages to print
  91.    ° Number of copies to print
  92.    ° Arrangement of the pages
  93.    ° Draft mode
  94.    ° What shade to print (Colour, Black & White
  95.      or Grey)
  96.  
  97.  To print a range of pages:
  98.    Select the Range radio button and type the
  99.    page range in the adjacent text gadget (for
  100.    example, type `2-5' if you wish to print
  101.    pages 2 to 5 of your document).
  102.  
  103.  To print a single page:
  104.    Select the Range radio button and type the
  105.    page that you wish to print into the adjacent
  106.    text gadget (for example, type `5' if you wish
  107.    to print page 5 of your document).
  108.  
  109.  
  110.  Buttons:
  111.    ° Click Print to start printing
  112.    ° Click Setup to go to the "Print Setup"
  113.      requester
  114.    ° Click Cancel to ignore any changes and exit
  115.      the Print requester
  116.  
  117.  
  118.  
  119. * PRINTING FILES
  120.  Mail Merging Documents
  121.  
  122.  This command allows you to combine a document
  123.  with information from a database.
  124.  
  125.  You can `merge' Wordworth documents with any
  126.  database that can export its data as an ASCII
  127.  or DIF (Data Interchange Format) file.
  128.  
  129.  Wordworth also allows you to use  SPECIAL COMMANDS 
  130.  that can control how data is merged with the
  131.  document.
  132.  
  133.  
  134.  
  135. * PRINTING FILES
  136.  Advanced Mail Merging
  137.  
  138.  There are several selective commands which you
  139.  can use while mail merging. These commands are
  140.  enclosed in chevrons (« or ») and are preceded
  141.  by a colon (:) to distinguish them from normal
  142.  fields.
  143.  
  144.  «:NEXT»
  145.  This skips on to the next record in the database.
  146.  It is useful when printing more than one record
  147.  on a page, as in a document to print a sheet of
  148.  labels.
  149.  
  150.  «:SKIP» and «:ENDSKIP»
  151.  These two command precede and follow a group of
  152.  field names where you want the empty fields to
  153.  be filled with the contents from the following
  154.  field. This is useful for addresses where some
  155.  fields in the address could be empty and you
  156.  don't want gaps in the middle of the address.
  157.  
  158.  «:IF "field" = "value" NEXT» and
  159.  «:IF "field" = "value" STOP»
  160.  These two commands allow conditional checks of
  161.  the data in fields to allow the printing of only
  162.  selected records.
  163.  
  164.  The first command will skip to the next record
  165.  if the "field" contents match the "value". The
  166.  second command will stop the printing of the
  167.  document if the "field" matches the "value".
  168.  
  169.  Other operators that can be used in place of the
  170.  equals:
  171.    OPERATOR      MEANS
  172.    <= (or =<)    Less than or equal to
  173.    >= (or =>)    Greater than or equal to
  174.    <>            Does not equal
  175.    <             Less than
  176.    >             Greater than
  177.  
  178.  NOTE: All comparisons are case insensitive.
  179.  
  180.  
  181.  
  182. * PRINTING FILES
  183.  Printing A Document In Landscape
  184.  
  185.  To print a document in Landscape, you must first
  186.  choose  DOCUMENT  (Format menu) and select the
  187.  Landscape option (you will notice that the Width
  188.  and Height measurements are swapped to produce
  189.  a page on its side, a `Landscape' page). Then
  190.  print the document as normal.
  191.  
  192.  Unfortunately, Landscape printing takes a while
  193.  longer than Portrait.
  194.  
  195.  NOTE: You cannot print Landscape documents in the
  196.        "Internal Printer Font" method.
  197.  
  198.        If you have Landscape turned on before
  199.        changing to "Internal Printer Font" method,
  200.        you will be warned that the page will be
  201.        formatted back to Portrait.
  202.  
  203.  
  204.  
  205. * PRINTING FILES
  206.  PostScript Printer Options
  207.  
  208.  Before you can print to a PostScript printer
  209.  you must first change the "Print Method" ("Print
  210.  Setup", Project menu) to PostScript.
  211.  
  212.  When editing the document you will find that you
  213.  have eleven special `PS_' fonts available to you
  214.  in the Font requester. These fonts are the
  215.  standard PostScript fonts internal to most
  216.  PostScript printers and, with combinations of Bold
  217.  and Italic versions, gives you 35 typefaces to use.
  218.  
  219.  On screen, these printer fonts are displayed using
  220.  the outline fonts available. For example, if you
  221.  have a Times outline font installed, Wordworth
  222.  will use this for display. If an appropriate font
  223.  does not exist, the `Shannon Book' font will be
  224.  used instead.
  225.  
  226.  To change the PostScript print options, choose
  227.  "Print Setup" (Project menu) and ensure you are
  228.  using the PostScript "Print Method". Click the
  229.  PostScript button at the bottom of the requester
  230.  to reveal the "PostScript Setup" requester.
  231.  
  232.  This requester will allow you to output the print
  233.  job to a file or to the printer. If you are sending
  234.  the printout to a Print Bureau, it is best to print
  235.  to a file and then send the file on disk to be
  236.  printed.
  237.  
  238.  From this requester, you can also Scale the output,
  239.  Offset the position or Rotate it by changing the
  240.  values in the appropriate text gadgets.
  241.  
  242.  NOTE: When using the rotate option, the PostScript
  243.  page is rotated anti-clockwise around the bottom
  244.  left corner. You may, therefore, need to Offset the
  245.  page to see any printout.
  246.  
  247.  
  248.  Downloading Fonts
  249.  The gadget "Download Fonts" informs Wordworth to
  250.  send all the PostScript fonts in your document to
  251.  the printer before printing. This is used when
  252.  using fonts which are not internal to the printer.
  253.  
  254.  Only PostScript Type 1 fonts can be downloaded to a
  255.  printer and therefore, if you wish to use any of your
  256.  Agfa Compugraphic fonts in a document, you will have
  257.  to convert them to PostScript format before editing.
  258.  
  259.  Text will be printed in Courier if the font does
  260.  not exist and is not one of the inbuilt fonts.
  261.  
  262.  The options on "Download Fonts" are as follows:
  263.    ° "Once Only"  - Any new fonts are downloaded to
  264.                     the printer once only.
  265.  
  266.                     If the printer is turned off,
  267.                     you will need to re-download the
  268.                     fonts using the "Every Time"
  269.                     option.
  270.  
  271.    ° "Every Time" - All fonts are downloaded to the
  272.                     printer every time the document
  273.                     is printed.
  274.  
  275.    ° "Never"      - Fonts are never downloaded. If
  276.                     a font is not internal, and it
  277.                     has not been downloaded, the text
  278.                     will be printed in Courier.
  279.